为了加强学生会内部交流合作，让基层班级与普通同学更加了解学生会，也为了进一步推动我院的工程文化建设工作，工程学院文化部及办公室组织进行了这次交流活动。
第一步 准备阶段。
1) 由各部门各小组选择人员，进行整理资料，组织发言的工作。
2) 每个部门要选出代表进行发言，介绍工作，加强交流。
3) 选择主持人，并完成主持人的撰稿。
第二步 发动宣传阶段
通过文件、班委通知、宣传板、海报等媒体宣传发动，让全院学生了解活动、关注、参与活动。具体如放复印方案至各班，希望各班班委积极配合，希望同学们踊跃关注。
第三步 组织及安排
1）活动准备
a) 下达通知至各部门，使其代表提前做好PPT等展示准备
b) 预约多媒体教室，需考虑人员数量，比例等问题，将座位安排妥帖。
c) 工作人员需提前四十分钟入场，完成麦克，投影等与之有关的准备工作。并协调现场秩序，使听众顺利入座，避免现场嘈杂混乱。
d) 工作人员须在开场前五分钟尽量使听众全部入座，并迅速就位，保证开场前秩序良好。
2）活动进行
a) 由各部门代表讲解部门工作性质，具体内容，与其他部门间配合时的要求(各部门限3-5分钟)。
b) 由有经验的部长部员介绍自己的工作经验以及对部门和工作的认识看法以及感悟，并回答观众提问（各部门限时十分钟）。
c) 由主席团补充发言，回答观众提问。
第四步 后续的总结工作及成果宣传。
1) 组织人员于例会上提交工作汇报，以自己的角度回顾整个活动，具体分析在其间遇到的问题，从中吸取的教训和经验。
2) 撰写通讯，对本次活动进行报道。
3) 整理活动中的全部资料备案，从早期的工作策划，会议记录，最终的工作总结，通讯稿件，全部整理备案。
4) 借助广播、院报、网络等平台，整理后的资料予以展示，扩大活动成果和影响。