一、目的：
为使学校人事档案管理与利用有章可循，特制定本规则。
二、内容：
1、归档制度
（1）对资料进行鉴别，看其是否符合归档要求。
（2）按照资料属性、内容，确定其归档的具体位置。
（3）将资料放入档案，并输入资料库。
2、核查制度
检查核对一般定期进行。但突发事件之后或对有些档案发生疑问之后也要进行检查核对
3、保卫制度
（1）指定专人负责档案保管。
（2）备齐必要的存档设备。
（3）档案柜保持清洁，不准存放无关物品。
（4）不得擅自将人事档案材料带到公共场合。
4、统计制度
（1）人事档案的数量。
（2）人事档案材料收集补充情况。
（3）档案整理和保管情况。
（4）档案及设备利用情况。
5、转递制度
档案转递一般由工作调动等原因引起，
（1）取出应转走的档案；
（2）填写人事档案转递记录；
（3）按发文要求包装、密封
6、借档制度
（1）由有关单位部门开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章。
（2）其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，x提供证明材料；
（3）证明材料由人事处审阅，加盖公章，然后登记、发出。
一、目的
为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密；同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。
二、档案管理内容
1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。
2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）员工培训统计表。
3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。
4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。
三、档案相关规定
1、基础管理
1.1原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。
1.2员工入职前，人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。
1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》《离职员工人事档案登记》，并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。
1.4当在职员工的基本资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等），应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。
1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。
1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。
1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高管及核心人员保留该员工离岗8年止）。
1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。
1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。
2、档案的查、借阅
2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》，经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。
2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。
2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。
2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特殊情况可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。
2.5人力资源部做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记。
3、查、借阅档案注意事项
3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。
3.2不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。
3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。
4、档案的销毁
4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。
4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》（附表五），经行政人力资源部经理批准后销毁。
4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。
四、制定、修订、废除与实施
本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。
第一章 总 则
第一条 为了切实加强我院党员档案管理工作，有效地保护和利用档案，根据《中国共产党章程》、《中国共产党发展党员工作细则(试行)》、《中华人民共和国档案法》以及我院档案管理的有关规定，结合实际，制定本办法。
第二条 党员档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度。
第三条 党员档案的管理工作由党委办公室指导，各党支部负责集中统一管理，做到专人负责，专柜存放，毕业生党员档案应与本人学籍档案合并，教职工党员档案应与本人人事档案合并，按照档案管理权限，由相应部门管理。
第四条 各党支部要明确1名正式党员管理本支部党员档案（一般由本支部组织委员担任），要求档案管理人员政治上可靠，党性强，作风正，责任心强，能够遵守党的纪律，严守党的秘密。各党支部要负责做好党员档案管理人员的思想教育和业务培训工作，要不断提高管理水平，维护党员档案的完整与安全。
第二章 学生党员档案内容
第五条 党员档案的主要包括：发展党员材料。按发展党员程序，预备党员接收阶段的材料主要包括：(1)入党申请书； (2)思想汇报(至少一个季度一次)；（3）群团推优表；(4)入党积极分子培养考察表；(5)党校培训结业证书复印件；（6）发展对象现实表现材料；(7)函调政审材料；(8)支部发展党员决议；(9)支部接收预备党员决议；（10）党内外群众座谈记录；(11）发展对象集中培训登记表；(12)发展对象公示情况报告；(13)党委审批预备党员决议；(14)入党志愿书；(15)预备党员教育考察登记表; (16)转正申请书；（17）支部大会讨论转正会议记录；（18）转正公示；（19）党委审批预备党员转正决议；（20）奖惩材料。
第六条 入党申请人的档案在本人提交申请并经党组织批准为积极分子后，由所在党支部负责建档和收集保管党员材料;转为正式党员后一个月内，由所在党支部收集整理齐全，学生档案与学籍档案归并在一起保存，毕业后应在一个月内由学籍管理部门统一转走。教职工档案交党委办公室移交人事处与人事档案合并。党员的其它材料要随时报送归档。
第七条 对应立卷归档的材料必须认真鉴别，及时归档，保证材料真实、文字清楚、手续齐备。不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别视情况予以处理。
第八条 为了保持党员档案的准确性、完整性、连续性，原则上每学期进行一次全面检查核对整理，发现问题及时解决。
第三章 党员档案保管
第九条 各党支部应设专柜保存党员档案，并完善档案管理的各项制度，同时做好防火、防潮、防盗等工作。
第十条 党支部应将每位党员的档案盒、档案袋、档案卷皮、目录等做到统一。党员档案材料应使用同种规格办公用纸，不得使用不耐久书写材料书写。材料尽可能避免用复印件或针式打印机打印。
第十一条 党员档案管理人员应认真履行职责，管好党员档案。档案发生丢失、损毁的，要追究档案管理人员和相关责任人的责任。
第四章 党员档案利用
第十二条 因工作需要查阅或利用档案的，须由党支部书记和学院党委审批同意，并办理档案利用手续。一般情况下，党员档案不外借查阅。
第十三条 任何个人不得以任何理由查阅或外借本人及亲属的党员档案。
第十四条 查阅党员档案必须严格遵守阅档规定和保密制度，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，查阅者不得泄漏或擅自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重予以批评教育，直至纪律处分，或追究法律责任。
第十五条 严禁任何人私自保存党员档案或利用档案材料营私舞弊。对违反规定者，应视情节轻重，严肃处理;构成违法的，要依法处理。
第五章党员档案转递
第十六条 党员跨支部转移正式组织关系后，其党员档案应当一并转交。
第十七条 转递党员档案应遵守下列规定：
1.接收党员档案
(1)接收党员要对档案进行审查
①党支部对党员档案进行初审
党员进校后，由党支部对党员材料初审，初审后及时交党委办公室复查。
②党委办公室对党员档案进行复查
党委办公室应及时复查党支部初审的党员档案，对不符合要求的党员档案，由党委会提出处理办法。
(2)材料审查要求
①检查档案有无破损，封口是否完好、封条是否严实，封印是否符合要求;
②对照材料目录，检查材料是否齐全(无目录表的材料，主要材料，特别是关键材料必须齐全);
③检查入党志愿书是否涂改，填写是否符合要求;
④检查函调政审等材料是否符合要求;
⑤检查入党申请书时间与发展批准时间是否符合要求;
⑥检查审批程序，考察、发展、审批(时间的延续情况、党组织印章等)是否符合要求;
⑦组织关系介绍信要辨别真伪(介绍信有无骑缝章;介绍信有效期时间是否逾期等等);
⑧严防私拆档案、材料造假和突击发展党员等情况发生。
⑨接收党员档案的单位收到档案后，应当审核档案的真实性，核对无误后，在回执上签名盖章，并及时将回执退回转出单位。
2.转出党员档案
①通过机要交通或派专人送取，不准邮寄;
②对必须转出的党员档案，不得无故扣留，转出时应密封包装，贴好封条，加盖党组织公章;
③转出单位逾期一个月未收到回执，应及时催问以防丢失。
第六章 附 则
第十八条 本办法由党委办公室负责解释。
第十九条 本办法自下发之日起试行。