一、档案的收集
要充分认识校舍档案收集的意义，在思想上重视采取多种方法、途径加以收集，档案的收集方法主要做好立卷归档和日常收集两方面工作。
1、收集之前要明确归档范围、时间、要求。
2、应有积极态度和主动精神，不能坐门等客。
3、一式二份，正本放教育委员会，副本存学校。
4、当撤销学校的校舍档案，应全部移交给市教育委员会。
二、校舍档案管理
1、边鉴定边整理，按要求进行分类、组卷，文件排列、案卷的装订，案卷的排列，案卷目录的编制等工作。
2、严格遵守档案整理工作原则。最大限度地保持文件之间的历史联系，利用原有基础，便于保管和利用。
3、档案整理要充分利用原有的基础。
4、档案的整理必须便于保管和利用。
三、档案的保管
按要求设立库房，库房的要求达到“十防”，按要求设置保管设备，材料要达到防光、防尘及有害气体对档案的直接危害。档案的存放要符合要求。案卷和目录一致，移出档案要说明原因、移往何处、时间、数量、名称。
四、档案的移交
交接双方必须根据案卷目录清点核对，并在交接收据上签名盖章，其收据一式三份，交接双方各一份，会计一份。
五、查阅和借阅
1、首先办理查阅或借阅手续，外单位查阅或借阅须持介绍信和领导批准手续。
2、查阅或借阅，只允许在档案室进行。
3、查阅或借阅不允许折叠、涂改、转让他人阅览、缺页等，严守保密规定，归还时清点清楚。
4、查阅或借阅时，严禁吸烟、桌上放水杯、量水瓶等，以防污染档案。
六、档案保密
档案室必须有安全保证，措施到位，查阅、借阅必须在档案室内查阅。阅后不能乱说，阅览时不能随便翻阅和抄录。对无用的材料登记造册，经领导审批后，二人以上人员监销。
七、清销
1、清销之前，首先由管理员定期和不定期对档案进行统计，如发现确实因污染、损坏等原因造成无使用保留价值，经鉴定小组的鉴定同意后方可清销。
2、清销应有二人以上人员监销，以防失泄机密。
3、要遵守保密规定，坚持杜绝任意和自销毁文件或卖给废物收购站。
中国档案管理培训CHN档案管理培训3月24日为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。
第一章总则
第一条公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。
第二条档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司综合部统一负责，统一管理。
第三条公司档案具体管理工作由专人负责，各部门在工作和业务经营活动中形成的行政、人事、财务、采购、研发、生产、销售、售后等一系列档案资料均须由公司统一管理，各部门不得分散保存。
第二章档案的收集、归档
第四条对在公司经营、生产过程中所形成的一切有查考利用价值的文件资料、电子文件、照片、实物、光盘等均应进行收集归档，部门和个人不得以任何理由拒绝归档或以副本、复印件代替正本、原件归档。
第五条归档的文件资料应齐全、完整、法律手续完备且符合耐长久保管的要求，杜绝热敏纸和有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯兰墨水、复写纸等不耐久保管字迹的文件资料的归档。已破埙的文件应给予修整，字迹模糊和易褪变的文件应予复制。
第六条各部门应指定一名业务熟练，对文件资料的形成、移交、归档有控制作用的人员担任兼职档案员，负责本部门文件资料的收集、移交、归档和留存本部门查阅文件资料的保管。
第七条行政、人资类的综合部分的文件资料一般要形成两套，一套移交归档，一套留存形成部门备查;财务会计帐务所包含的报表、帐册、凭证等档案由财务部门按有关规定自行归档;市场营销类的市场对外合同、技术协议、项目信息台账等部分的文件资料一般要形成两套，一套移交归档，一套留存形成部门备查;技术研发设计、生产制造安装大类的图纸、说明书、合格证等文件资料一般应形成三套，二套移交归档，一套留存本部门备查。
第八条综合类的档案一般在形成的当月月底前向档案室移交完毕;技术研发设计、生产制造安装大类的档案应在项目、工程重要节点结束一个月后对应移交归档;重要的合同、协议、会议文件、报表等可及时移交归档;因公出差形成的归档范围内的文件、资料、图纸返回单位后要及时归档，个人不得留存。
第九条电子文件的逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。归档的电子文件应使用不可擦除型光盘，一式二套。在接收电子档案前应对档案的每套载体及技术环境进行检验，合格率达100%时方可进行交接。归档的电子文件应有相应的纸质文件一并收集归档。归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》。归档完毕，电子文件形成部门应将存有前电子文件的载体保存至少一年。归档的电子文件应用通用格式，如不能转换，收集时应同专用软件一并归档。
第十条档案人员参加重大设备到货的开箱验收，现场收集应归档的说明书、合格证、图纸、清册等资料，并在开箱验收记录上签字。档案负责人按年度将开箱记录、设备清单等整理归档。
第十一条所有归档的文件资料、光盘、实物、照片等档案均应办理移交手续，接受登记表一式两份，一份由档案室存放，一份交移交部门保存。档案人员对不符合质量要求的档案有权拒收，并指导移交人按要求重新收集、整理、归档。
第十二条档案人员应对文件资料形成的真实性、完整性、和质量进行检查，并对查出的问题依据公司的经济责任制考核办法提出考核意见。
第三章档案的整理
第十三条归档的文件资料移交档案室后，档案人员要及时进行高标准的规范整理，使案卷质量达到《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2000)等的要求，财务会计账务类档案由财务负责人员按有关规定自行进行整理。
第十四条按照综合类、财务类、市场类、技术研发类、生产制造类、重大项目类六个分类表对归档文件资料进行分类，做到分类准确无误。
第十五条合理确定文件资料的保管期限和密级。
第十六条整理时要做到组卷合理，编目符合规范要求，案卷题名简明、准确地揭示卷内文件内容，著录案卷目录。
第十七条档案编号方法
1.以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司部门及业务划分，结合档案的内容和档案载体的形式制定编号方法，便于科学管理和开发利用。
2.档案大类别均以具体类别前两个字拼音首字母命名，具体为：
行政类：XZ人资类：RZ财务类：CW
技术类：JS市场类：SC制造类：ZZ
3.重大项目编号。以项目合同签订具体时间、名称及产品为依据进行编号，如以山东晋煤明水惰化保护系统项目为例，其项目大类编号为：20150416-晋煤明水-惰化-01，其中20150416代表项目合同签订日期，晋煤明水代表项目业主及项目现场所在地简称，惰化代表项目产品，01代表项目所处阶段资料的代码(01代表项目市场资料，02代表项目技术资料，03代表项目采购及生产资料，04代表项目售后资料，05代表提交业主资料)。
第十八条案卷整理应在整理间或办公室整理区域内进行。整理时严禁无关人员进入或停留;因故离开时要将文件资料放好;严禁在整理间或整理区域内抽烟和闲聊，做与工作无关的事情。
第十九条筛选出的没有存档价值或重份的文件资料要妥善放置或退回到形成部门供查阅使用，严禁随便放置或当废品处理掉，确需销毁处理，必须登记造册，经主管领导批准后进行。
第二十条归档的电子文件按相关要求进行整理。归档电子文件以件为单位整理。将著录结果制成电子目录和纸质目录。
第二十一条档案人员对案卷质量负责，如发现问题要立即进行整改。重大失误要按公司相关考核办法进行考核。
第四章档案的保管
第二十二条应选用较好的装具装放档案。卷皮、卷盒均应采用无酸材料制成，档案橱架要摆放整齐，实行定置管理，档案排架要有规律、合理，便于搬运和通风。
第二十三条档案库房要有防火、防盗、防渍、防潮、防有害生物、防光、防尘、防有害气体侵害的措施，相对湿度要保持在45%-60%，温度要保持在14—24℃，定期打扫，保持清洁。
第二十四条严禁无关人员进入库房;严禁在库房内抽烟和进行与工作无关的事情。
第二十五条档案库房和档案橱的钥匙要妥善保管，不准交与无关人员，不准随便放在办公桌上。
第二十六条每年年底要对库存各类档案进行一次统计，登记好统计台帐，在规定的时间内上报上级档案管理部门。
第二十七条归档电子文件的保管除符合纸质档案的要求外，还要符合下列条件：
1、归档载体应作防写处理，避免擦、划、记录涂层。
2、单位载体应装盒，安全存放，且避免挤压。
3、存放时要远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。
第二十八条每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性;如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。
第二十九条对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。
第三十条对密级到期档案要进行及时解密;对保管期限到期的档案要及时做出鉴定和处理。需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下：
文件等级文件类型保管期限
一级
秘密文件公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、荣誉、经营计划、管理决策，与总部及其他单位往来发文，人事方面的各种文件，财务报表、账册、资产核算，合同及司法文书，各类产品图纸，项目信息等
永久
二级
重要文件会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复、企划方面的宣传方案、形象展示、涉及工程项目的文件等
5年以上
三级
普通文件员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、来客记录、电话记录、维修登记、材料收发、排产计划，仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管，档案方面的管理指导、档案保管、核算、借阅、销毁，后勤方面的费用申请、办公用品管理、采购、出车及维修记录等。
3年
第三十一条档案人员调离时，要严格履行交接手续，对检索工具、库房钥匙和档案管理状况等情况进行有效交接。
第五章档案的利用
第三十二条公司员工到档案室查阅、借阅、复制存档的文件资料要办理登记签字手续，凡与本职工作无关的档案原则上不与借阅。利用带密级和非工作范围内的档案要填写《档案利用申请单》。机密、绝密档案需经公司董事长批准方可提供查阅，但不能借出和进行复制。
第三十三条一般情况下不向非本公司人员提供利用。却因工作需要查阅时，必须有我公司接待人员陪同办理利用手续。
第三十四条公司档案原则上只能查阅不能借出，确因工作需要，履行批准手续后方可复制或借出，借出时间不能超过一天。技术研发设计、生产制造安装大类的图纸、说明书需要借出时只能提供副本，时间不能超过三天。需要进行复制时履行批准手续。
第三十五条只有授权的人员才能查阅电子档案，有关人员经过批准后可临时授权查阅。归档电子文件的封存载体不得外借。未经批准任何部门或人员不允许擅自复制电子文件。
第三十六条底图、照片、实物、光盘等原则上不借出档案室。
第三十七条档案利用者应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，有稳妥的安全保密措施。
第三十八条档案利用者要爱护档案，不得涂画、损坏、转借，确保档案的安全。
第三十九条公司员工调离时必须归还所借文件资料，且须经档案人员确认后方可办理离开公司手续。
一、文件材料的收集管理
1、公司指定专人负责文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。
二、归档范围
1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、本公司职工的个人档案、劳动合同、工资、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
三、归档要求
1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
四、档案管理人员职责
1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。
4、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。
5、结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
五、档案的利用
1、公司档案借阅。
（1）公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《机密文件借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅。其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准；受控文档的借阅要由总经理签字批准。
（2）外单位借阅档案时，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其摘抄内容也须总经理同意且审核后方能带出。
2、档案借阅的最长期限为一周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。
3、公司档案只有公司内部人员可以复制，复制者都要填写《机密文件复制单》，报主管人员批准后，方可复制。其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准；受控文档的借阅要由总经理签字批准。
4、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追究当事人责任。
5、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经总经理批准才能摘抄或复制。
6、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
7、不准转借，必须专人专用。
8、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
六、档案销毁管理
1、对已失效的档案，由档案管理员登记造册，经相关领导共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。
2、经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。
3、销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。
第一章总则
第一条为规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，制定本办法。
第二条本办法所称的高等学校档案(以下简称高校档案)，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。
第四条国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。
国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。
第五条高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责是：
(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度;
(二)将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展;
(三)建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;
(四)研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。
第二章机构设置与人员配备
第六条高校档案机构包括档案馆和综合档案室。
具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：
(一)建校历史在50年以上;
(二)全日制在校生规模在1万人以上;
(三)已集中保管的档案、资料在3万卷(长度300延长米)以上。
未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。
第七条高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。
需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是高校档案机构的分支机构。
第八条高校档案机构的管理职责是：
(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作;
(二)拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实;
(三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料;
(四)编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源;
(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;
(六)开展档案的开放和利用工作;
(七)开展学校档案工作人员的业务培训;
(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能;
(九)开展国内外档案学术研究和交流活动。
有条件的高校档案机构，可以申请创设爱国主义教育基地。
第九条高校档案馆设馆长一名，根据需要可以设副馆长一至二名。综合档案室设主任一名，根据需要可以设副主任一至二名。
馆长、副馆长和综合档案室主任(馆长和综合档案室主任，以下简称为高校档案机构负责人)，应当具备以下条件：
(一)热心档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历;
(二)有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神;
(三)年富力强，身体健康。
第十条高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员。
高校专职档案工作人员列入学校事业编制。其编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定。
第十一条高校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。
第十二条高校档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。
第十三条高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。
第三章档案管理
第十四条高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。
第十五条高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：
(一)党群类：主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
(二)行政类：主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。
(三)学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
(四)教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。
(五)科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔1987〕6号)执行。
(六)基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发〔1988〕4号)执行。
(七)仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
(八)产品生产类：主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
(九)出版物类：主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
(十)外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
(十一)财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)执行。
高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。
第十六条高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。
学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。
第十七条归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)执行。